J’utilise exclusivement Gmail comme client de messagerie, c’est d’ailleurs un outil de travail essentiel au jour le jour. Je reçois un très grand nombre d’email chaque heures, et je suis plutôt réactif dans leur traitement.
Malgré ce nombre important, vous constaterez, que si vous ouvrez mon compte Gmail, que ma boîte est toujours vide.

Cela me donne un sentiment de paix, de calme et de satisfaction. Je le recommande donc fortement à tous. Cela n’a pas toujours été le cas, dans le passé ma boîte avait tendance à se laisser complètement envahir par des e-mails non lus, en attente de réponse, de classement, ou tout simplement d’autres qui étaient là car je procrastinais à les traiter. J’avais aussi l’habitude d’avoir un nombre incalculable de dossiers pour classer mes e-mails, je pouvais donc les retrouver relativement facilement dès que j’en avais besoin, mais parfois aussi, cela me prennait tellement de temps que je laissais tomber. Je connais d’ailleurs beaucoup de personnes dans la même situation.

Mais “Getting Things Done” le livre de David Allen à changé radicalement la gestion de mes e-mails, et depuis plus d’un an, je peux vous affirmer que ma boîte reste constamment vide!

Pour éviter de vous décourager dès le début avec votre boîte email déjà sens-dessus dessous, je vais vous donner un petit coup de pouce, commençez par faire place nette. Analysez très rapidement vos 50 derniers email et notez sur une todo liste, à part, ceux qui demandent une action ou un suivi. Ensuite, si vous utilisez Gmail archivez-les, ou pour les autres, créez un dossier “Archives” et placez TOUS vos mails dans ce dossier. Et hop, d’un seul coup, votre boîte est totalement vide! Cela fait du bien non?

Maintenant que vous avez fait l’effort de vider votre boîte, voici les 3 techniques imbattables pour la garder:

1. Ne faites pas de votre première activité la lecture de vos e-mails, ou en tout cas, n’ayez pas constamment votre messagerie ouverte. C’est une technique reprise sur de nombreux blogs, rien donc de bien nouveau jusque-là. Si vous vérifiez vos emails en priorité vous serez happé pour un bout de temps. A la place, accomplissez plutôt la chose la plus importante que vous vous êtes fixé sur votre journée, ou la chose que vous procrastinez le plus. Et ensuite, seulement, commencez à lire vos mails. Encore mieux, faites même deux ou trois choses avant, car si vous êtes constamment occupé à vérifier votre courrier durant la journée, ou que vous êtes avertis aussitôt qu’un mail vous parvient, vous serez perpétuellement distrait et il sera alors impossible de vous concentrer.
   Personnellement, je les vérifie environ une fois toutes les deux heures, mais vous pouvez avoir des besoins différents.
2. Lorsque vous vérifiez votre courrier électronique, traitez chaque e-mail indépendamment, un à la fois, et directement. Prenez une décision, ne passez surtout pas au suivant tant que vous n’avez pas choisi l’action à prendre.Plusieurs cas de figures:
   - si ce n’est rien d’important, supprimez le immédiatement.
   - si c’est un email plus long que vous devez simplement lire pour information, prenez votre liste des tâches (personnellement un simple fichier texte) et notez le titre en résumé dans une section: “A lire”. Archivez-le ou créez un dossier “Archives” si vous n’utilisez pas Gmail. Et dès que vous l’aurez lu et qu’il devient inutile, supprimez-le définitivement. Vous pouvez aussi l’imprimer pour le consulter plus tard, lorsque que vous serez en déplacement ou dans une file d’attente par exemple.
   - si cet email requiert une action ou une réponse, 2 cas de figures:
   soit vous pouvez le traiter en moins de 2 minutes, traitez le donc immédiatement. Ne le mettez surtout pas de côté car il allongera automatiquement votre liste et il est fort probable que vous finirez par l’oublier à terme. Je réponds très rapidement à ce genre de mails, de façon concise, et le renvoie automatiquement. De cette manière, je suis aussi réactif pour mon interlocuteur.
   Si, par contre, il demande une action plus longue, notez le dans votre “todo list” et archivez-le pour le traiter plus tard. Et comme vous consultez régulièrement votre liste des tâches, il ne sera pas oublié.Si vous avez besoin de suivre cet email ou d’attendre une réponse, vous pouvez aussi le noter dans une section “En attente de suivi” sur votre liste des tâches. Ne le laissez pas dans votre boite comme rappel. Autant faire place nette et l’archiver. Vous aurez toujours une trace dans votre todo.
3. J’ai seulement un seul et unique dossier, le dossier: “Archives”.
   Lorsque je répond à un email ou que je termine de le lire et qu’il n’a pas besoin de réponse, ni de le noter dans ma liste des tâches, je l’archive. Aussi simple que cela.
   Vous pouvez aussi éventuellement ajouter un dossier “A lire”, à consulter lorsque vous êtes en déplacement ou que vous attendez quelque chose par exemple. D’autres personnes ont un dossier “Action” et un autre “En attente de suivi”, mais je trouve que ce sont des boîtes additionnelle à vérifier constamment. Je ne suis pas un adepte de ce principe. J’ai ma liste de tâche et ma liste de suivi, est c’est amplement suffisant. Traiter mes email est donc aussi simple que de cliquer sur “Archive” ou “Delete”. Si j’en ai besoin ultérieurement, les fonctionnalités de recherche de Gmail sont suffisamment puissantes pour le retrouver en un éclair. Je n’ai jamais eu aucun problème avec ce système.

Garder une boite mail vide est assez facile: vérifiez vos emails à intervalles fixes, prenez une action indépendante pour chaque email (ou notez-les sur votre to-do liste pour les traiter ultérieurement) et archivez-les.
A vous de jouer!

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Article original en anglais: zenhabits
Photo: Subtle_Paradox

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